El lugar de trabajo contemporáneo es muy animado; Por lo tanto, la capacidad de organizar y recuperar rápidamente documentos de oficina puede ser un secreto de productividad. Este artículo le llevará a conocer las cuatro maneras básicas de usar documentos para garantizar la eficiencia del sistema de oficinas.

Clasificación de documentos

Uno de los primeros pasos para una gestión efectiva de documentos es clasificar varios documentos. Los documentos se agrupan por tipo, proyecto, cliente o fecha. Proporciona la base para comprender el ámbito de aplicación de cada documento y ayuda a simplificar el proceso de archivo. Cada categoría debe tener una etiqueta diferente para que sea más fácil de identificar cuando sea necesario.

Elija la carpeta adecuada

Debe seleccionar el tipo de carpeta adecuado. Las limas de arco de palanca A5 y A4 son las más populares porque son duraderas y fáciles de ajustar. El reconocimiento visual también se puede mejorar a través de estrategias de Codificación de color. Para un reconocimiento visual más rápido, se pueden asignar diferentes colores a diferentes departamentos, proyectos o tipos de documentos.

Implementación del sistema de registro

Diseñar un sistema de archivo lógico que se ajuste a su modo de flujo de trabajo. Por ejemplo, la cronología se aplica bien a los registros financieros, mientras que las carpetas de clientes funcionan mejor bajo un sistema alfabético. La ubicación física de las carpetas debe depender de su frecuencia de uso: los documentos a los que se accede con frecuencia deben mantenerse en una ubicación de fácil acceso.

Mantenimiento e integración digital

Revise su sistema de archivos regularmente, elimine los registros antiguos y los reemplace por nuevos cuando sea necesario actualizarlos. Como parte de este proceso, es posible que desee configurar algunos ejercicios de revisión de documentos similares a los mensuales. Además, trate de combinar documentos digitales con archivadores tradicionales: escanee informes importantes para hacer copias de Seguridad y proporcione referencias electrónicas convenientes.

Conclusiones

Mantener las cosas ordenadas en la Oficina depende en gran medida del uso correcto de las carpetas. Para ello hay que clasificar los documentos, seleccionar las carpetas, crear un sistema de archivo coherente y no olvidar los frecuentes trabajos de organización que se realizan en estos sistemas. La integración digital complementa el archivo físico, proporcionando así un mayor nivel de accesibilidad y seguridad. Por lo tanto, estas tecnologías le ayudarán a racionalizar la gestión de documentos.